Das Compliance-System bei ERGO

Dazu bewertet ERGO Compliance die relevanten Risiken in den einzelnen Geschäftsbereichen nach einer einheitlichen Methodik und bezieht die jeweiligen Verantwortlichen und Experten im Unternehmen ein.

Die Risikoanalyse erfolgt in mehreren Schritten:

1. Entwicklung von Risikoszenarien.
2. Prüfung, in welchen Unternehmenseinheiten oder Geschäftsprozessen diese Risiken auftreten könnten.
3. Bewertung nach ihrem möglichen Ausmaß und ihrer Wahrscheinlichkeit.
4. Festlegung, ob und welcher Handlungsbedarf sich über vorhandene Maßnahmen hinaus daraus ergibt.

Die Risikoanalyse wird mindestens einmal jährlich und bei Bedarf auch ad hoc durchgeführt. Der ERGO Vorstand wird regelmäßig über die Ergebnisse und die wesentlichen Veränderungen informiert.

Eines der wichtigsten Regelwerke ist der Verhaltenskodex für Mitarbeiter. Er formuliert unsere Anforderungen an ein ethisch einwandfreies Verhalten von Mitarbeitern, Führungskräften und Geschäftsführung, und wurde zuletzt 2011 aktualisiert.

Zudem hat ERGO im Jahr 2011 einen verbindlichen Verhaltenskodex für den selbstständigen Außendienst in Deutschland entwickelt und eingeführt. Hier wurden – über die Anforderungen an ein ethisch einwandfreies Verhalten hinaus – zusätzlich die wesentlichen Grundsätze der Zusammenarbeit und das gemeinsame Verständnis vom Umgang mit dem Kunden und Vermittlern festgehalten.

Hinzu kommen unternehmenseigene Regelwerke für verschiedene Themenfelder. Beispiel:

• Die Incentive-Richtlinie legt Regelungen für die Ausschreibung, Planung, Beschaffung und Durchführung von Incentive-Veranstaltungen im Innen- und Außendienst fest. Seit Juni 2014 sind auch die internationalen Gesellschaften der ERGO zur Einhaltung ihrer wesentlichen Inhalte verpflichtet. Sie müssen diese grundsätzlichen Standards in ihren Organisationen umsetzen.

Sofern einzelne Regelwerke nicht in allen Unternehmen der ERGO im Ausland gelten, entwickelt ERGO dort sukzessive Mindeststandards.

Die ERGO Richtlinien werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert.

Hinzu kommen freiwillige Selbstverpflichtungen, etwa als Teilnehmer an Initiativen der Deutschen Versicherungswirtschaft oder internationaler Initiativen wie zum Beispiel dem UN Global Compact oder den UN Prinzipien für nachhaltige Versicherungswirtschaft.

• ERGO ist mit allen inländischen Versicherungsgesellschaften und ihrer Vertriebsgesellschaft ERGO Beratung und Vertrieb AG dem neuen Kodex für den Vertrieb von Versicherungsprodukten des Gesamtverbandes der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) beigetreten. Die Inhalte des ERGO Verhaltenskodex für den selbständigen Außendienst und des GDV-Verhaltenskodex bilden künftig die Geschäftsgrundlage für die Zusammenarbeit mit Versicherungsvermittlern. Ziel ist es, Kunden qualitativ hochwertigen Versicherungsschutz anzubieten und eine durchgängig hohe Beratungsqualität zu gewährleisten.
  ERGO hat die Angemessenheit, Implementierung und Wirksamkeit des Systems zur Einhaltung des GDV-Verhaltenskodex für den Vertrieb von Versicherungsprodukten für den Zeitraum vom 1. Juli 2015 bis zum 31. Dezember 2015 durch einen externen Wirtschaftsprüfer überprüfen lassen. Der Prüfungsbericht von KPMG bestätigt, dass die eingeführten Grundsätze und Maßnahmen wirksam sind und den Vorgaben des Kodex gerecht werden.
• Auch an externe Dienstleister stellt ERGO besondere Anforderungen: Sie müssen eine Antikorruptionsvereinbarung unterzeichnen und entsprechende Prozesse zur Prävention und Bekämpfung von Korruption vorhalten. Der Lieferant muss unter anderem versichern, bei der Preisgestaltung keine Abreden mit Dritten getroffen zu haben und im Zusammenhang mit dem Vertrag mit ERGO keine Vorteile angeboten oder erlangt zu haben. Genauso müssen Dienstleister die Einhaltung der Prinzipien des UN Global Compact bestätigen. Nähere Informationen dazu finden Sie hier auf unserer Website: ERGO Geschäftspartner

Im Rahmen unseres Schulungskonzeptes vermitteln wir leitenden Angestellten und Mitarbeitern unsere Compliance-Ziele und ein einheitliches Verständnis zu verschiedenen Compliance-Themen. Die Teilnahme ist für unsere Angestellten im Innen- und Außendienst verpflichtend.

Das Schulungskonzept umfasst ein Online-Training sowie eine Präsenzveranstaltung. Bei den Präsenzveranstaltungen schult ERGO Compliance die Vorstände und leitenden Angestellten unmittelbar. Diese geben die Inhalte der Schulung dann als Multiplikatoren anhand der vorgestellten Schulungsunterlagen an ihre Mitarbeiter weiter.

Unsere Vorstände, alle leitenden Angestellten und Angestellten im deutschen Innen- und Außendienst wurden im Jahr 2015 geschult. Zudem führen wir regelmäßig zielgruppenorientiert Schulungen zu Kartellrecht durch.

Mit schwerwiegenden Verstößen befasst sich das Reputation and Integrity Committee (RIC) der ERGO Group AG. Das Gremium kann unter anderem Empfehlungen mit Blick auf eine angemessene Sanktion des Verstoßes aussprechen. Wird dieser Empfehlung nicht gefolgt, kann das Gremium den Fall in den ERGO Vorstand einbringen.

Die Identifikation von Verstößen erfolgt über vielfältige Wege. Neben einer regelmäßigen Abfrage im Innen- und Außendienst in Deutschland können sich Mitarbeiter, die einen Verstoß gegen geltende Gesetze oder andere gravierende Regelverstöße melden wollen, vertraulich an den Bereich Compliance wenden. Das gilt für die Mitarbeiter aller Gesellschaften im In- und Ausland.

Darüber hinaus berichten die dezentralen Compliance Officer der Gesellschaften, für die ERGO Compliance nicht direkt zuständig ist, jedes Quartal über relevante Ereignisse. Dazu zählen wesentliche Compliance- und Betrugsfälle, aufsichtsrechtliche Themen und wesentliche Verstöße gegen einschlägige Regularien. Die Meldungen werden von ERGO Compliance ausgewertet und von den jeweils zuständigen Bereichen weiter verfolgt.

Mitarbeiter, die sich nicht direkt an ERGO Compliance wenden möchten, können sich darüber hinaus bei einem unabhängigen externen Ombudsmann melden. Er unterliegt ebenfalls einer strengen Verschwiegenheitspflicht.